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两天前,我的一个客户问我在系统里怎么走。我就给了他一份预支款的基础流程图。他照样不明白。没法子,我只好给他做一些具体的阐明。以下是预支帐款的处置惩罚流程,下面我就结合一澳门新葡亰平台游戏a实际案例,讲讲预支帐款治理流程在系统中是若何运转的。

现有一供应商,由于这个供应商对照强势,以是,企业不得不向供应商顺从,再签定采购协时,规定必须要预支采购定单的50%预支款,对方才能安排临盆。

一、预支款的申请

采购部本日根据物料计划部门的申请,要向这个供应商下100万的采购定单,按照与供应商的协议,企业必须先付50%的预支款,即50万。

1、预支款需求滥觞。

预支款的滥觞有很多种,最常见的便是根据采购单的金额来。就犹如以上这种环境,采购单金额为100万,则按其必然的比例,付预支款。还有一种在实际治理中,常常呈现的叫做包管金。这不跟采购定单直接挂钩。供应商说,每次付预支款太麻烦,你照样一次性付给我20万的包管金吧,我们今后不买卖营业的时刻,再来抵货款吧。这种形式的预支款,不是我们这里评论争论的范围。我们本日讲的预支款治理流程,是直接跟采购定单挂钩的。

2、预支款申请单。

企业用户盼望能够根据采购单直接天生预支款申请单,如斯,就不用自己再手动的去开申请单了,并且,预支款金额、供应商帐户等相关信息,他们都邑自动显示。如斯,可以大年夜大年夜的前进事情效率。

实现要领:

可以实现企业的这个需求。在供应商基础信息中,可以定义这个供应商的付款前提,如预支款比例为50%。则鄙人这个供应商的采购单时,在采购单上会带出其预支款比列为50%。当采购单审核时,其还会自动天生一张预支款申请单。采购员要做的只是核对一下这张付款申请单有否差错,审核无误后,就可以转交给财务了。

操作技术:

1、预支款比例的改动权限。无意偶尔候,可能虽然跟供应商约定的预支款比例为50%,然则,在实际下达采购单时,可能根据采购单的金额或者其他环境,会有所调剂。此时,若去调剂供应澳门新葡亰平台游戏a商基础信息中的预支款比例,就显得不是很相宜。由于今后的采购单仍旧是按照这个比例为进行的。以是,此时,企业要求能够在采购单上直接改动预支款比例,而不影响基础信息表中的预支款比例。碰到这种环境,企业可以设置成采购员容许变动采购单的预支款比例。

2、无意偶尔候,可能不是这个供应商的所有产品都要预支款,可能只是其部分产品,如那些代价对照高的、或者是为企业特制的产品,才必要预支款。碰到这种环境,系统也力所不及。我是建议,碰到这些环境时,开两张采购定单,必要预支款的开一张,不必要的预支款的开另一张。

3、预支款申请单必然要跟采购单关联。在采购单审核时,自动天生的预支款申请单上,肯定是有采购单信息的。现在怕的便是采购员手动填写一张预支款申请单,就拿到财务去了。如斯处置惩罚的话,今后在孕育发生敷衍帐款的时刻,系统会觉得没有预支款信息,就不会冲削减预支款了。

二、预支款的付款。

采购员在系统中,审核了预支款申请单今后,就可以向财务转交这张50万的预支款申请单了。

1、财务预支款确认。

财务经理收到采购部门移交过来的预支款申请单后,要进行审核。在系统的预支款申请单上,可以关联到对应的采购单。这个功能对付预支款切实着实认异常方便,财务经理不用再去探求采购单了,只必要用鼠标在系统中点点,就可以找到其必要的采购单,可以前进事情效率,缩短确认的光阴。

2、预支款单天生,

财务经理预支款申请单审核无误后,就可以叫出纳付款了。出纳在系统中,可以根据预支款申请单自动天生付款单。付款单审核后,系统预支款就完成了。

操作技术:

1、从以上阐发我们可以看出,从采购单到着末的付款单,是一环扣一环的,若中心某个环节呈现了差错,我们建议是从原始单据开始变动。如在预支款单上发明采购单价差错了,我们建议是从原始单据即采购单长进行变动。如斯,今后查询的话,才能逐一对应。若真的要在半途进行变动的话,则最好在单据中注明,以便今后核对。

2、同时,在中澳门新葡亰平台游戏a心历程中,单据最好不要手动天生。都根据前置单据自动天生为好。如预支款申请单天生付款单的时刻,要系统自动根据预支款申请单天生付款单。由于在这个天生的历程中,还有个状态节制。使用自动转换功能后,再查询预支款申请单时,其状态显示的已经是“停止”状态。如斯,每次采购员只要查看一下,哪些预支款申请单的状态不是停止的,便是财务还没有付款的。采购员可以根据这份资料进行跟催。

3、再次强调一下,在预支款单上,若都按系统自动天生单据的功能天生相关单据的话,则在预支款单明细中,会有采购单号。这个采购单号不是白白放在那边的,其感化是异常大年夜的。在系统斟酌敷衍账款的时刻,便是根据这个单号来判断,是否有预支款。若有预支款,则孕育发生的敷衍账款中,会自动冲减这个金额,并且还会带出这张预支款单据的信息,以方便用户进行后续的操作。

4、敷衍账款冲减的技术。预支账款着末是可以用来冲减这张采购订单的货款的。然则,若何才能够自动冲减呢?操作中照样 要留意必然的技术,才行。一是,入库时,必然要对应采购单。即在天生入库单时,要根据采购定单自动转换成入库单功能,来天生入库单;二是在孕育发生敷衍张款时,也要根据入库单转换成敷衍账款功能,自动天生敷衍账款,只有如斯,采购单信息才会带到敷衍账款单据上。三是根据敷衍账款天生付款单时,也要根据自动转换功能,孕育发生付款单,由于在这个转换历程中,系统会自动检视有没有对应的预支款单据,若哟系统在付款单上,会自动扣减响应的金额,并且,会带出对应的预支款单、预支款申请单的 相关信息,方便跟踪查询。

从以上的阐发中,我们可以看出,使用系统,进行预支款治理节制的话,则跟其有关的所有单据,着末,都澳门新葡亰平台游戏a是跟采购单关联起来的,或者说,因此采购单为根基天生的。因此,在全部节制环节中,包管采购单信息的准确就至关紧张了。可以这么说,只要采购单相关信息准确的话,在后续单据中,一样平常都澳门新葡亰平台游戏a不会发生差错。分外是金额与供应商的账户信息等,都直接从基础资料出带过来,这可以包管这些信息的准确性。

经由过程以上一道道的关卡,可以最大年夜限度的保护企业预支款的安然性,可以实现不该预支款的绝对不预支款;该付若干预支款就付若干预支款;该付给谁就付给谁;月末付款时,要全额扣除预支款。这恰是手工预支款治理的四个难点,系统都帮你逐一办理了。

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