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澳门新葡亰集团:建立和使用Excel数据清单



[导读]在Microsoft Excel 2000中,不必要把建立的数据清单变为数据库,只要履行了数据库的操作,例如查找、排序或分类汇总,Microsoft Excel 2000就会自动觉得你的清单是一个数据库,即清单中的列被觉得是数据库的字段,清单中的列标记被觉得是数据库的字段名,清单中的每一行被觉得是数据库的一笔记录。

在Microsoft Excel 2000中,不必要把建立的数据清单变为数据库,只要履行了数据库的操作,例如查找、排序或分类汇总,Microsoft Excel 2000就会自动觉得你的清单是一个数据库,即清单中的列被觉得是数据库的字段,清单中的列标记被觉得是数据库的字段名,清单中的每一行被觉得是数据库的一笔记录。

12.2.1 筹备事情

假澳门新葡亰集团如你对数据库异常认识,或者应用过类似Access、DBASE、FoxPro等数据库产品,可以跳过该小节。

建立一个数据库首先是要进行一个好的筹划。我们应该花一些光阴,斟酌数据库做什么用,实现它的最好措施是什么。斟酌处置惩罚的数据的类型和数量,盼望从数据库中网络什么信息等等。然后斟酌数据库的字段,关于它们的选择,位置安排,名字等。

选择字段

为数据库选择字段是极其紧张的,它抉择了在每个数据库记录中的信息及数据库本身的能力。例如,要抉择在应收帐数据库中是否应包括公司名称、发票日期、金额等。通用的原则是,根据要建立的数据库,将字段分得更细些。例如,要建立一个客户欠款的数据库,可以定义下列字段:公司名称、地址、电话、欠款日期、欠款金额等等。在建立字段时要根据当前和将来的必要。平日字段越多越机动。对付数据库中的每个字段应该是独一的。用这种要领,数据库的记录也是独一的,由于记录中的每个字段将包孕特有的信息。例如一个属于该记录的日期或光阴。在这种要领下,字段与当前可存取的记录确定了数据项的独一性。

安排字段位置

字段名称构成数据库顶部的行,是以它们必须安排在一行继续的每一列中。字段名称应该按逻辑顺序组织,相似的信息应该组织到一澳门新葡亰集团路。例如,应用发票号、日期、公司名称作为相邻的字段描述信息会使数据库更易于理解和应用。

命名字段

字段名称是数据库操作的标识因素。Excel根据字段名称来履行排序和查找等数据库操作。是以在选择字段名时应该慎重,最好选择轻易影象的澳门新葡亰集团字段名。和命名区域和文件的规则一样,数据库的字段名字必须遵照以下的规则:字段名只能是翰墨或翰墨公式(如="1992")。字段名不能包孕数字、数值公式、逻辑值。字段名可以应用1~255个字符,字段名必须是独一的。

12.2.2 建立一个数据库

当完成了对一个数据库的布局设计后,就可以在事情表中建立它了。首先在事情表的首行依次输入各个字段:员工姓名、地区、日期、产品名称、贩卖数量、贩卖金额、贩卖金额,如图12-1所示。当我们输入完字段后,就可以在事情表中按照记录输入数据了。

提示:字段名放在事情表的某一行的各相邻单元中。也可以为字段名和尚未建立的数据库记录建立一个款式。款式只是使数据库轻易理解,并不影响Excel对数据库进行操作。

12.2.3 输入数据

要加入数据至所规定的数据库内,有两种措施,一种是直接键入数据至单元格内, 一种是使用“记录单”输入数据。应用“记录单”是常常应用的措施,其操作步骤如下:

(1)在想加入记录的数据清单中选中任一个单元格。

(2) 从“数据”菜单中选择“记录单”敕令。屏幕上会呈现一个如图12-2的对话框,选择“确定”按钮,呈现图12-3的对话框。

在各个字段中输入新记录的值。要移动到下一个域中,按[Tab]键。当你输完所有的记录内容后,按[Enter]键即可加入一笔记录。如斯重复加入更多的记录,当你加完所有记录后,选择“关闭”按钮。我们就会看到在清单底部加入了新增的记录,如图12-4所示。

我们也可以直接插入记录到数据库中,首先在现有记录的中心插入空的单元格,然后键入记录数据;原本所输入的数据库内容会自动下移。要插入记录到现有的数据库中,可按照下列步骤澳门新葡亰集团履行:

(1) 选定要插入记录的单元格。在“插入”菜单中选择“单元格”敕令,在屏幕上呈现一个对话框。

(2) 选择“整行”,按下“确定”按钮,我们就可以看到插入的单元格。输入记录内容到单元格中。

12.2.4 编辑记录

对付数据库中的记录,我们可以采纳在响应的澳门新葡亰集团单元格长进行编辑,也可以对记录单进行编辑,其操作历程如下:

(1) 选择数据清单中的任一单元格。

(2) 从“数据”菜单中选择“记录单”敕令,呈现一个记录单对话框。

(3) 查找并显示出要改动数据的记录。编辑该记录的内容。(4) 选择“关闭”按钮退出。

12.2.5 删除一笔记录

对付数据库中不再必要的记录,我们可以应用“删除”敕令将其从数据库中删除。应用记录单删除一笔记录的操作步骤如下:

(1) 选择数据清单中的任一单元格。从“数据”菜单中选择“记录单”敕令。呈现一个记录单对话框。

(2) 查找并显示出要删除的记录。选择“删除”按钮,呈现一个如图12-5切实着实认对话框。

(3) 回答确认信息。按下“确定”按钮。

留意:当我们应用数据记录单来删除数据时,不能经由过程“规复”按钮或“取消”敕令来规复数据。

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